Aftrekbare beroepskosten kunnen de fiscale druk op je inkomen verlagen, waardoor je minder belastingen betaalt. Het zijn kosten die je maakt voor de uitoefening van je beroep of activiteit en vervolgens van jouw belastbaar inkomen aftrekt. Om je belastingvoordelen te optimaliseren is het daarom belangrijk om als zelfstandige of ondernemer een goede administratie bij te houden en alle kosten die je maakt te documenteren. We vertellen je graag welke beroepskosten in aanmerking komen voor aftrek en onder welke voorwaarden en geven een handig overzicht van de meest populaire aftrekbare beroepskosten.
Wat zijn de voorwaarden om aftrekbare kosten in te brengen?
Er zijn verschillende voorwaarden waaraan beroepskosten moeten voldoen om in aanmerking te komen voor belastingaftrek.
- De kosten moeten een beroepsmatig karakter hebben. Je hebt ze dus gemaakt om je beroepsactiviteit te kunnen uitoefenen.
- Je moet kunnen aantonen dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn. Je kosten zijn bewijsbaar met facturen, bonnetjes en betalingsbewijzen.
- De kosten moeten in verhouding staan tot de omzet en winst die je maakt. Ze moeten dus redelijk zijn en niet buitensporig hoog.
- Je mag geen privé-kosten maken.
- De aftrekbare kosten moeten gemaakt worden in hetzelfde inkomstenjaar als waarin ze afgetrokken worden.
Soorten aftrekbare kosten
Er zijn verschillende soorten aftrekbare beroepskosten die je als zelfstandige kan aftrekken van je belastbare winst. Bovendien zijn sommige hiervan volledig aftrekbaar, terwijl andere dat slechts beperkt of gedeeltelijk zijn.
Volledig aftrekbare kosten
- Reiskosten om klanten te bezoeken of zakelijke evenementen te bezoeken, waaronder vliegtickets, hotelovernachtingen, openbaar vervoer en maaltijden. Autokosten zijn niet altijd volledig aftrekbaar, omdat je enkel het gedeelte voor professioneel gebruik mag inbrengen.
- Beroepskosten voor je kantoor of werkplaats, zoals huur, elektriciteit, gas en water. Ook verzekeringen zijn volledig aftrekbaar.
- Sociale bijdragen en de premie voor je aanvullend pensioen.
- Beroepskleding en -materiaal, zoals uniformen, gereedschap, computers en telefoons. Let wel, als kledij of materiaal ook geschikt is om buiten het werk te gebruiken, zijn de kosten alleen voor het beroepsgedeelte aftrekbaar.
- Kosten voor opleidingen en bijscholing die relevant zijn voor je beroep.
- Abonnementskosten voor vakliteratuur en lidmaatschap van professionele organisaties.
- Kosten voor het inhuren van andere zelfstandigen of freelancers die ondersteuning bieden bij je projecten. Ook de lonen voor vaste medewerkers mag je inbrengen.
Beperkte of gedeeltelijke aftrekbare kosten
Niet alle beroepskosten zijn 100% aftrekbaar. Onderstaande kosten mag je slechts gedeeltelijk inbrengen:
- Autokosten zijn enkel aftrekbaar ten belope van het professionele gedeelte van je autogebruik. Het aftrekpercentage is daarbij afhankelijk van de CO2-uitstoot van je wagen. Doorgaans varieert het aftrekpercentage tussen de 50% en 100%, maar voor voertuigen met een uitstoot van 200 gr/km of meer, wordt de aftrekbaarheid beperkt tot 40%. Ook de verzekering voor je wagen, onderhoud en reparaties kan je inbrengen als kosten.
- Representatiekosten mag je voor 50% inbrengen. Hieronder vallen kosten voor zakendiners, recepties, cadeaus en relatiegeschenken.
- Huisvestingskosten mag je in aftrek nemen voor een bepaald percentage van de kosten van het onroerend goed dat je gebruikt voor je beroepsactiviteit.
Gemengde beroepskosten
Veel zaken gebruik je zowel professioneel als privé. Naast je auto is dat bijvoorbeeld een internetabonnement, je laptop of de werkplek in je woning. Die kosten mag je deels inbrengen als beroepskosten, de rest is privé. Het is belangrijk om een geloofwaardige verdeelsleutel te gebruiken die in verhouding staat met je activiteiten en gemaakte uren.
Forfaitaire beroepskosten
Het aftrekbaar deel van gemengde kosten wordt bepaald op basis van het percentage dat rechtstreeks verband houdt met de beroepsactiviteit. Dit kan aangetoond worden door een nauwkeurige administratie of door het gebruik van een forfaitair percentage dat door de overheid wordt vastgesteld.
Deze forfaitaire kosten zijn een vast bedrag dat wordt afgetrokken van het belastbaar inkomen, ongeacht de werkelijke kosten die zijn gemaakt. De hoogte van de forfaitaire beroepskosten is afhankelijk van het type beroepsinkomen, dat verschilt voor werknemers, zelfstandigen, bedrijfsleiders en wordt jaarlijks geïndexeerd.
Het voordeel van forfaitaire beroepskosten is dat het de administratieve last vermindert en minder bewijsmateriaal vereist dan bij het aantonen van de werkelijke kosten. Aan de andere kant kan het nadelig zijn dat je hierdoor niet al je gemaakte beroepskosten kan aftrekken en misschien meer belasting betaalt dan wanneer je je werkelijke beroepskosten kan bewijzen.
Investeringen
Maak je kosten voor zaken die je meerdere jaren gebruikt, dan is dat een investering. Investeringen kunnen als beroepskosten worden beschouwd als ze dienen voor het behalen van de belastbare inkomsten van de onderneming en als ze worden afgeschreven volgens de wettelijke afschrijvingspercentages. Hoewel de afschrijvingskosten aftrekbare beroepskosten zijn, zijn de initiële kosten van de investering niet volledig aftrekbaar in het jaar van aankoop. In plaats daarvan moeten de kosten worden afgeschreven over de levensduur van de investering.
Bovendien zijn sommige investeringen, zoals grond en kunst, niet volledig aftrekbaar als beroepskosten en zijn er specifieke regels voor hun afschrijving. Het is dus belangrijk om advies in te winnen bij een boekhouder of fiscaal expert om te bepalen welke investeringen als beroepskosten kunnen worden beschouwd en hoe ze correct kunnen worden afgeschreven.
Enkele voorbeelden van niet-aftrekbare beroepskosten zijn:
- Kosten voor de aankoop of verbetering van een onroerend goed waarin de beroepsactiviteit wordt uitgeoefend, zoals een kantoor of praktijkruimte
- Boetes en administratieve geldboeten.
- Sommige kosten voor representatie en public relations, bijvoorbeeld kosten voor de huur van een limousine of de organisatie van een feest.
- Kosten voor giften, behalve als het gaat om giften aan erkende goede doelen of instellingen.
- Kosten voor persoonlijke uitgaven, zoals privéreizen, privé-telefoongesprekken of privé-entertainment.
Waarom een boekhouder inschakelen?
Een boekhouder kan je helpen bij het bepalen van de aftrekbare kosten door een gedetailleerde boekhouding bij te houden en je te adviseren over welke kosten in aanmerking komen voor aftrek. Een accountant zal bijvoorbeeld alle inkomsten en uitgaven bijhouden en deze categoriseren in overeenstemming met de belastingwetgeving.
Daarnaast kan de boekhouder je ook op de hoogte houden van eventuele wijzigingen in de belastingwetgeving die van invloed zijn op de aftrekbaarheid van bepaalde kosten. Het is belangrijk om regelmatig met je boekhouder te overleggen om ervoor te zorgen dat je volledig op de hoogte bent van je fiscale verplichtingen en mogelijkheden.
Wil je graag een boekhouder inschakelen? Wij helpen je graag op weg. Doe hier je gratis aanvraag en wij brengen je in contact met een expert uit je regio.
